Kulttuuritapahtuman sisäinen viestintä

Kulttuuritapahtuma kuten myös eri organisaatioiden ja yritysten viestintä tarvitsee tuekseen viestintäsuunnitelman. Viestinnän suunnittelua on hyvä miettiä myös etukäteen ja hyvissä ajoin, varsinkin silloin, jos työryhmä on suuri ja eri tekijät eivät ole jatkuvassa yhteydenpidossa toisiinsa. Jotta tieto kulkisi sujuvasti ryhmien välillä, on eri tehtäviin saatava oikeat ihmiset saattamaan tietoa eteenpäin tiimien sisällä ja välillä. Roolien kartoitus tulee tärkeäksi osatekijäksi yleisötapahtuman viestinnän suunnittelussa. Projektilla on hyvä olla varsinainen projektiryhmä ja sen sisällä omat roolinsa. Ryhmän jäsenet luovat yhdessä työskentelylle pelisäännöt ja huolehtivat kokonaisvaltaisesta tiedottamisesta muille työryhmään kuuluville. Isoissa produktioissa on tärkeää, että kaikki työryhmän jäsenet tutustuvat toisiinsa, jotta kokemuksia voitaisiin jakaa ja ihmiset pääsisivät tutustumaan toisiinsa myös yksilöinä. On tärkeää, että ryhmä yhdessä kartoittaa projektin kokonaisluonteen ja sen arvot.
Informaation jakaminen mahdollisimman helposti työryhmälle onnistuu erilaisten palavereiden ja kokousten järjestämisen kautta. Yhteisessä tilaisuudessa, missä kaikki työryhmän jäsenet ovat paikalla, voidaan helpoiten käydä epäselvät asiat läpi ja saada aikaan avoimempaa keskustelua. Muut kuin projektiryhmässä toimivat henkilöt on otettava myös huomioon sisäisessä viestinnässä. Koko työryhmällä olisi hyvä olla tiedossa se tieto, mitä jaetaan eteenpäin esimerkiksi toimittajille. Useamman sadan henkilön työryhmän tiedottaminen on haasteellista, kun joutuu miettimään mitä kautta tiedon saa parhaiten perille ja keitä henkilöitä ryhmästä joku tietty informaatio erityisesti koskee. Suuren työryhmän tiedottamisessa on melkein mahdotonta välttää epäselvyyksiä tai pieniä asiavirheitä. Asiat ovat kuitenkin aina korjattavissa.
Tapahtuman jälkipuiminen on myös tärkeä osa sisäistä viestintää. Tiedottaminen kannattaa hoitaa mahdollisimman pian, koska asiat ovat vielä tuoreessa muistissa. Palautteen antaminen ja vastaanottaminen on tärkeää, jotta mukana olleet jäsenet saisivat näkökulmia omaan ammatilliseen kehitykseensä. Palautteen antamisen lisäksi yhtä tärkeää on myös kiittää työryhmän jäseniä suullisesti yhteisessä tilaisuudessa tai vaikkapa kiitos kirjeitse. Erilaiset huomionosoitukset osana sisäistä viestintää motivoivat työntekijöitä, oli kyse sitten kulttuuritapahtuman järjestämisestä tai mistä tahansa työyhteisön toiminnasta.